TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJA

Tämä asiakirja kuvaa Kipukapina ry:n suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Seloste
kertoo mitä tietoja rekisteriin on kerätty, mihin niitä käytetään ja kenelle tietoja
luovutetaan. Lisäksi kerrotaan miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä

Kipukapina ry
Maakalantie 22 A 7
37500 Lempäälä
Sähköposti: toimisto@kipukapina.fi

Mitä tietoja Kipukapina ry:n toimintaan osallistuvilta kerätään:

Jäseneksi liittymisen yhteydessä kerätään nimi, osoite, puhelinnumero ja
sähköpostiosoite. Nimi- ja osoitetietojen sekä sähköpostin antaminen on pakollista.
Yhdistyksen jäsenrekisteriohjelmaan kirjataan liittymispäivä, jäsenlaji sekä
jäsenmaksutiedot. Jäsennumero on juokseva numero, joka luodaan.

Yhdistyksen koulutuksiin ja kursseille osallistuvilta kerätään ilmoittautumisen
yhteydessä nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Tietojen antaminen on
pakollista. Tämä ei koske vapaaehtoisten vetämiä vertaisryhmiä.

Vapaaehtoistoimintaan osallistuvilta kerätään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
ja paikkakunta. Lisäksi kysytään minkälaista vapaaehtoistoimintaa henkilö haluaa
yhdistyksessä tehdä.

Suurin osa kyselyistä ja palautteista on nimettömiä. Mikäli kyselyn yhteydessä on
arvonta, ei arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja yhdistetä kyselyissä ja
palautteissa annettuun muuhun tietoon. Kyselyt ja palautteen anto on vapaaehtoista.

Arvontojen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite. Arvontaan osallistuminen
ja tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Rekisterin käyttötarkoitus

● Jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta
varten.
● Ryhmiin, koulutuksiin ja vapaaehtoistoimintaan osallistuvien henkilötietoja
käytetään tiedotukseen, koulutusmateriaalin jakamiseen, palautteen
keräämiseen ja laskutukseen.
Rekisterin tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole
mahdollista tunnistaa.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina tai jäsenyyttä
hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena jäsenlistan
luovuttaminen yhdistyksen postituksiin liittyvissä asioissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uuden
järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava
rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden
suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla
käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään
digitaalisessa muodossa ja tietoturvasta huolehditaan. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä,
että tallennettuja tietoja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja
käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden
työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut
tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon
täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia
niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä
vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli
pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen
poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Lisäksi rekisteröidyillä on muut
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (löytyy kohdasta III luku §
12-23) ,kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt
tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle
EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli pääsääntöisesti kuukauden
kuluessa.

REKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Kipukapina ry
Maakalantie 22 A 7
37500 Lempäälä

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Kirsi Miettinen
Sähköposti: jäsenasiat@kipukapina.fi

3. Rekisterin nimi

Kipukapina ry:n jäsen-, sidosryhmä- ja vapaaehtoistoimijoiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite
pitää yllä jäsenluetteloa sekä oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja
jäsenviestinnästä että vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Sidosryhmien ja yhteistyökumppanien osalta perusteena on sopimuksen
täytäntöönpanon sekä mahdollinen rekisterinpitäjän muu perusteltu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
● Jäsenpalvelut
● Jäsenviestintä
● Sidosryhmäviestintä
● Vapaaehtoistoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
● Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
● rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika
● rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero,
osoitetiedot
● yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot ja yhteyshenkilöiden
nimet sekä yhteystiedot
● jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
● luottamustoimet järjestössä
● vapaaehtoisroolit
● jäsenmaksutiedot

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden
syntymiselle.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan
kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten
julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta
osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena jäsenlistan
luovuttaminen yhdistyksen postituksiin liittyvissä asioissa. Henkilötiedot luovutetaan
rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka
sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen
siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina
jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

● Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on
varmistettu riittävä tietosuojan taso;
● Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen
siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa
koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös
kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä; tai
● Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa
siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen
peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden
toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan
lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Kipukapina ry:n
sähköiseen jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat
kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään
henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu
ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Kipukapina ry:n
ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon
lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö,
rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat
vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, sovellettava
lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista
kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä
rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai
virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot
viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut
tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset
perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa
sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää
tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä
kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se
erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä
toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin
perustein.

10.Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai
henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11.Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme näkyville päivämäärän, jolloin
tietosuojaselostetta on päivitetty. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme
informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme
asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja
huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Päivitetty: 23.05.2021